LÓPEZ & SOHM CIA. LTDA., es responsable del Tratamiento de Datos Personales de sus Clientes, para la colación de Seguros en
diferentes Aseguradoras del país, al igual que la de sus Empleados y Proveedores; por lo que ha establecido el presente Manual de
Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Información con el objetivo de garantizar el cumplimiento de sus derechos, teniendo
en cuenta el Marco Legal aplicable.
Entidad Responsable del Tratamiento de Datos Personales
LÓPEZ & SOHM CIA. LTDA.
NIT: 800 229 338-0
Carrera 67 No. 100-20 Oficina 306
Teléfonos 326 28 70 359 38 78
Fax 356 32 26
Celular 314 335 48 52
glopez@lopezysohm.com.co
ANTECEDENTES
Mediante la Ley 1581 del 17 de Octubre de 2012, se fijan Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales, incluyendo
el Régimen de Derechos de los Titulares de la Información y las Obligaciones de los Responsables y encargados de su tratami ento,
constituyendo así el Marco General de la Protección de Datos Personales en el país. Igualmente mediante el Decreto 1377 de 2013, se
reglamenta la Ley antes mencionada, con el fin de facilitar su implementación en aspectos relacionados con la autorización del Titular
de la Información, las Políticas de Tratamiento de los Datos Personales y la Responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de Datos
Personales.
OBJETO
Garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que haya recolectado
de ellas en las bases de datos o archivos que LÓPEZ & SOHM CIA. LTDA., para las finalidades previstas en la autorización respectiva.
AMBITO DE APLICACIÒN
El Manual de Políticas será aplicable a los Datos Personales registrados en las Bases de Datos que los haga susceptibles de Tratamiento
por parte de LÓPEZ & SOHM CIA. LTDA
DEFINICIONES
1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
2. Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o
determinables.
3. Encargado del Tratamiento: Persona Natural o Jurídica, Pública o Privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el
Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
4. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida
sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos.
6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión.
8. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus
Datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de Manual de Políticas y Procedimientos para el
Tratamiento de Información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades de tratamiento que se
pretende dar a los Datos Personales.
9. Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son datos públicos entre otros, los datos relativos al estado
civil, su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar
contenidos entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
10. Datos sensibles: son todos aquellos que afectan la intimidad de Titular, cuyo uso indebido puede generar su discriminación,
tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la
pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses d cualquier partido político
o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la v ida
sexual y los datos biométricos.
11. Transferencia: La Transferencia de Datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos
Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del
Tratamiento y se encuentra dentro fuera del país.
12. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio d la
República de Colombia cuando tenga objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
PRINCIPIOS
Teniendo en cuenta la Normatividad vigente LÓPEZ & SOHM CIA. LTDA., aplica para el Tratamiento de Datos Personales de los Titulares
los siguientes Principios:
Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos
Principio de Finalidad
Principio de Libertad
Principio de Veracidad o Calidad
Principio de Transparencia
Principio de Acceso y Circulación Restringida
Principio de Seguridad
Principio de Confidencialidad
Principio de Confidencialidad y Tratamiento Posterior
Principio de Temporalidad
Principio de Necesidad
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
LÓPEZ & SOHM CIA. LTDA., recolecta, compila, almacena, consulta, usa, comparte, intercambia, transmite, transfiere, circula, divulga,
Información de Datos Personales, durante la relación de Intermediación de Seguros Contractual y/o con posterioridad a ella con sus
Empleados, Contratistas y Proveedores pero no más razonable que exija la finalidad que le fue informada al titular, y aunque no se llegare
a formalizar una relación contractual, para llevar a cabo las siguientes finalidades:
1. Ofrecimiento, celebración y posterior renovación de Contratos de Seguros a través de diferentes Aseguradoras en el País.
2. Contratación de Personal para la debida ejecución de su Objeto Social.
3. Vinculación como contratistas y/o Proveedores de Servicios
4. La Prevención y Control del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo
En todos los casos LÓPEZ & SOHM CIA. LTDA., tomará las medidas necesarias para que los receptores de Datos cumplan con lo
establecido en la legislación.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en sus Decretos Reglamentarios y de conformidad con las autorizaciones
impartidas por los titulares de la información LÓPEZ & SOHM CIA. LTDA., realizará operaciones o conjunto de operaciones que incluyen
Recolección de Datos, su Almacenamiento, Uso, Circulación y/o Supresión.
Este Tratamiento de Datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en el presente Manual de Políticas.
De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
De acuerdo con lo establecido en el Artículo 8º. de la Ley 1581, los derechos de los Titulares de Datos Personales son los siguientes:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
Este Derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados que induzcan a erro r,
o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como
requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10º. de la presente Ley.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha
dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente Ley y las
demás normas que la modifiquen, adiciones o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y
garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y
comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias e esta
Ley y a la Constitución. La solicitud de supresión de datos no se realizará en caso que el titular tenga el deber legal o contractual
de permanecer en la base de datos.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento al menos una vez cada mes.
7. Conocer las modificaciones a los términos del Manual de Políticas de LÓPEZ & SOHM CIA. LTDA.
8. Acceder de manera fácil y sencilla a los datos personales que se encuentran bajo el control de LÓPEZ & SOHM CIA. LTDA.,
para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les otorga a los Titulares.
9. Conocer la dependencia o persona facultada por LÓPEZ & SOHM CIA. LTDA., frente a quien podrá presentar quejas, consultas,
reclamos y cualquier solicitud sobre sus Datos Personales.
10. Los Titulares podrán ejercer sus derechos y realizar los procedimientos establecidos en esta Manual, mediante la presentación
de su cédula de ciudadanía de manera física o virtual o documento de identificación. Esta facultad se hace extensiva a los
causahabientes y representantes de los titulares.
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Se requiere la autorización previa del Titular para el uso de sus Datos Personales, la cual LÓPEZ & SOHM CIA. LTDA., obtendrá de
acuerdo con lo establecido en el Capítulo de Procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso circulación y supresión de
información, contenida en el presente Manual.
PROCEDIMIENTOS
Procedimientos para la Recolección, Almacenamiento, Uso, Circulación y supresión de la Información
Se harán de acuerdo a los procedimientos descritos en el presente Manual, garantizando el cumplimiento de la Políticas de Seguridad de
Información. Antes de iniciar la prestación de un servicio, la suscripción de un Seguro o la contratación de personal, se sol icitará la
autorización de uso de Datos Personales al Titular.
Para la suscripción de un Seguro, diligenciamiento del Formulario de Conocimiento del Cliente, según formatos establecidos por las
Aseguradoras en su Sistema de Administración de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo “SARLAFT”. Se solicitará
autorización de Uso de Datos para los ramos y servicios en los que no aplica el Formulario de Conocimiento del cliente, excep tuando el
Seguro Obligatorio en Accidentes de Tránsito “ SOAT”
Para Proveedores y/o Prestación de Servicios y Contratación de Personal diligenciamiento del formato establecido para tal fin.
Procedimientos para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares de la Información
Los Titulares de Datos sin importar el tipo de vinculación con LÓPEZ & SOHM CIA. LTDA., pueden ejercer sus derechos a conocer,
actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada en los siguientes medios de atención:
LÓPEZ & SOHM CIA. LTDA.
NIT: 800 229 338-0
Carrera 67 No. 100-20 Oficina 306
Teléfonos 326 28 70 359 38 78
Fax 356 32 26
Celular 314 335 48 52
glopez@lopezysohm.com.co
Generalidades del Procedimiento
La solicitud de supresión de datos no se realizará en caso que el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de
datos.
El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el t rámite de
consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
Procedimiento a seguir:
Cuando el titular de la información pretenda rectificar, suprimir y/o revocar autorizaciones para el Tratamiento de sus Datos Personales
deberá:
Enviar solicitud dirigida a:
LÓPEZ & SOHM CIA. LTDA.
NIT: 800 229 338-0
Carrera 67 No. 100-20 Oficina 306
Teléfonos 326 28 70 359 38 78
Fax 356 32 26
Celular 314 335 48 52
glopez@lopezysohm.com.co
1. La solicitud deberá incluir la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la misma.
2. Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de ésta para
que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido.
3. Una vez la solicitud completa se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo,
en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud sea decidida.
4. El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su
recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la
fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimi ento
del primer término.